De flesta sommarfester som spårar ur gör det av samma tre skäl: maten kom fram alldeles för sent, isen tog slut vid halv nio, och när det blev kallt fanns det ingenting som höll folk kvar ute. Ingen av dem har med budget eller ambition att göra. Alla tre går att lösa veckan innan.

Räkna först ut hur många ni blir, för det avgör allt annat. När du har siffran märker du oftast också vad som saknas i skåpen, för husets porslin och glas räcker sällan till dubbelt så många som vanligt. Dukning, dekoration och serveringstillbehör till sommarfest finns att hitta här.

Tre beslut som styr allt annat

Hur många? Ett mingel för trettio och en sittande middag för tio är två helt olika projekt. Bestäm vilket du orkar med innan du bjuder in, inte efter.

Sittande eller stående? Sittande middag betyder bordsplacering, lika många stolar som gäster och en meny som kommer fram samtidigt. Mingel eller grillbuffé betyder att du klarar dig med sittplats för ungefär två tredjedelar, men behöver fler ytor att ställa ner ett glas på. Ståbord, murkanter, en avlastningshylla vid grillen.

Var, och var om det regnar? Bestäm plan B samma dag som du bestämmer datumet. Partytält, carporten, garaget städat eller festen inne med grillen som enda utomhusdel. Att fatta det beslutet klockan tre på festdagen med regn i prognosen är betydligt sämre.

En sak till om datumet: den svenska sommaren är kort och alla konkurrerar om samma helger. Midsommar, kräftskivorna i augusti och industrisemestern äter upp juli. Har många i sällskapet små barn kan en söndagseftermiddag vara lättare att få ihop än en lördagskväll, och den slutar dessutom av sig själv.

Skicka inbjudan tre till fyra veckor i förväg och be om svar senast ett bestämt datum. "Hör av dig om du kan" ger dig aldrig en siffra att räkna på.

Mängderna, med riktiga tal

Det här är den del folk gissar på och där det oftast blir fel. Utgå från antalet gäster:

• Grillat kött eller fisk: 150 till 200 gram per person. Ligger det bara en huvudrätt på grillen, ta i övre delen.
• Sallader och tillbehör: ungefär 200 gram totalt per person, fördelat på två eller tre sorter. Fler sorter än så ger mer disk, inte mer mat.
• Bröd: en halv baguette per person, eller fyra till fem skivor.
• Såser och dressingar: en halv deciliter per person och sort.
• Dryck: räkna två till tre glas de första två timmarna och sedan ungefär ett per timme. Låt minst en tredjedel av allt vara alkoholfritt, och ha en stor kanna kallt vatten med citron framme hela kvällen. Den töms fortare än du tror när det är varmt.
• Is: ett kilo per person om drycken ska kylas i baljor. Det låter absurt mycket och det tar likväl slut. Is till glasen är utöver detta.
• Sittplatser: lika många som gäster vid sittande middag, annars två tredjedelar. Räkna med filtar över stolar som stått i solen hela dagen.

Dryckesinköpen behöver göras i förväg oavsett vad. Systembolaget har kortare öppettider på lördagar och håller stängt på söndagar, och köerna dagen före en storhelg är precis så långa som du föreställer dig.

Mat som klarar värme och som du kan laga i förväg

Sommarfestens verkliga fiende är inte regnet, det är solen på maten. Kall mat ska hålla sig under åtta grader och står inte framme obevakad i tjugofem graders värme. En tumregel som håller: max två timmar ute i värmen, sedan in i kylen eller kasta.

Praktiskt betyder det två saker. Ställ skålar med majonnäs, färskost, fisk eller kyckling i en större skål med is under, och sätt bara fram halva mängden. Fyll på från kylen i stället för att låta allt stå ute hela kvällen.

Det du kan förbereda dagen före utan att kvaliteten blir sämre: potatissalad, marinader, dressingar, torra dips, morotsstavar, kalla såser, bakat bröd, desserter som ska stå kallt. Det du inte ska förbereda: bladsallad med dressing, avokado, skivad tomat, allt som blir vattnigt. Blanda den delen tjugo minuter innan folk kommer.

Grillar du kyckling behöver den nå minst sjuttio grader rakt igenom. Det är den enda temperaturen i hela festen som inte tål att gissas på, och en stektermometer med lång sladd eller trådlös givare gör att du kan gå därifrån och prata med folk medan den ligger på.

Sätt fram maten senast en timme efter att första gästen kommit. Det här är förmodligen det enskilt viktigaste i hela texten. Dröjer det till halv nio har hälften av sällskapet druckit två glas på tom mage och den andra hälften har gett upp och börjat leta i skafferiet.

Bygg buffén i rätt ordning också, med tallrikarna först, sedan potatis eller bröd, huvudrätten, tillbehören och såsen sist. Bestick och servetter allra sist eller på bordet, aldrig i början. Ingen kan lägga upp mat med en gaffel i handen.

Tidsplanen: veckan, dagen och timmarna före

Veckan före: handla allt som inte är färskvaror, inklusive dryck, is om du har frysplats, engångsartiklar och batterier. Kolla om kommunen har eldningsförbud, för då gäller olika regler för grill och eldkorg beroende på var du bor. Tvätta altanen nu, inte på festdagen. Pollen och alger syns värst i skarpt sommarljus, och ytan behöver ett par dagar att torka.

Dagen före: laga allt som tål det. Ställ fram fat, skålar och glas på en bänk så att du ser vad du har och vad som fattas. Frys vattenflaskor som får bli kylklampar i baljorna. Klipp gräset om det ska klippas, för nyklippt gräs på festdagen betyder gräs i huset.

Festdagen, förmiddag: ställ ut möbler, häng upp belysningen och kontrollera att den fungerar i dagsljus. Fyll baljorna med dryck men häll inte på isen än. Sätt fram sopställ med en säck för brännbart och en balja för pant, tydligt placerat, så slipper du sortera själv vid ett på natten.

Två timmar innan: is i baljorna, tänd grillen i god tid om det är kolgrill, blanda de sista salladerna. Duka.

En halvtimme innan: ställ dig utomhus och gå igenom kvällen i huvudet. Var kommer folk in? Var hänger de av sig? Var är toaletten, och syns vägen dit när det blir mörkt? Är det något som står i vägen? Det är sista tillfället att flytta något innan det är för sent.

Kvällsvändningen

Runt halv tio i juli, tidigare i augusti, händer något med varje utomhusfest. Solen är borta, temperaturen faller fem eller sex grader på en halvtimme, och sällskapet börjar glida inomhus utan att någon bestämt det. Antingen har du förberett det ögonblicket eller så tar festen slut där.

Det som fungerar är enkelt. Filtar i en korg vid dörren, framme från början så att ingen behöver fråga. Varmt ljus på flera ställen och på olika höjd, ljusslingor eller lyktor snarare än en stark lampa, runt 2200 till 2700 kelvin. Kallt vitt ljus får vilken trädgård som helst att se ut som en parkeringsplats. En värmekälla om du har, och något varmt att dricka som dyker upp utan att någon bett om det. Kaffe, te eller varm cider vid tio är oväntat effektivt.

Är ni nära vatten kommer myggen i samma stund. Myggmedel framme vid dörren tillsammans med filtarna, inte i badrumsskåpet.

Din egen kväll

Värdar som lagar mat under festen får ingen fest. Det är hela poängen med att förbereda dagen före.

Delegera konkret och i förväg, inte i stundens hetta. Fråga en person att sköta grillen, en att fylla på dryck och is, en att hålla ordning på barnen den första timmen medan du får folk på plats. Folk säger nästan alltid ja när frågan kommer några dagar innan och gäller en tydlig sak.

Finns det barn med, ordna en enda sak för dem. En balja med vatten, ett kritpaket på plattorna, ett par bollar i en korg. Det köper deras föräldrar två timmar av vuxen kväll, och de kommer att tacka dig för det.

Grannar, ljud och avslutningen

Prata med grannarna några dagar i förväg. Berätta vilken dag det är, ungefär hur länge ni håller på och säg att de får knacka direkt om musiken blir för hög. Det löser i praktiken alla konflikter innan de uppstår.

Efter tio är det rimligt att dra ner volymen och vrida högtalaren så att den inte pekar mot närmaste hus. Bas hörs mycket längre än man tror en stilla sommarkväll, särskilt över öppna tomter och vatten.

Fester tar inte slut av sig själva, någon måste signalera. Släck hälften av ljusslingorna, sätt på kaffe, börja bära in. Har du gäster som ska ta sig hem är det värt att veta i förväg vilka som sover över och hur de andra kommer därifrån, för taxi på en lördagsnatt i juli kan ha timmars väntetid utanför de större städerna.

Och gör en enda sak innan du lägger dig: samla allt porslin på ett ställe och kör igång första maskinen. Resten kan vänta till frukost.

Det som gästerna faktiskt minns

Inte vad som stod på bordet. De minns om de fick någonstans att sitta, om maten kom innan de blev hungriga, om det blev för kallt och om värden verkade ha det trevligt. Den sista punkten hänger ihop med hur mycket du hann göra i förväg.